home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ASP Advantage 1993 / The Association of Shareware Professionals Advantage CD-ROM 1993.iso / files / spreions / jour165 / jour1.hlp < prev    next >
Text File  |  1993-06-04  |  16KB  |  325 lines
  1.                  I'M NO ACCOUNTANT.  (TM)
  2.                  Single Business Journal Template
  3.                  Copyright 1991 Willis E. Howard, III
  4.                  All rights reserved.
  5.  
  6.                  I'm no accountant.  But I run a business and need to keep
  7.                  the books.  The checkbook needs to be balanced.  At the
  8.                  end of the year, my accountant needs a copy of the books,
  9.                  summarizing where the money came from, and were it went.
  10.  
  11.                  I looked at accounting software but found it too complex.
  12.                  The I'M NO ACCOUNTANT (TM) accounting template provides
  13.                  quick and easy bookkeeping for a small business.
  14.  
  15.  
  16.     ALT A        The main accounting menu comes up when the spreadsheet is
  17.                  loaded or when you press the ALT A key from 1-2-3 READY.
  18.                  The following options can be selected:
  19.  
  20.                  1-2-3  Transactions  Journal  Extract  Register  Help  Quit
  21.  
  22.                  1-2-3 enters 1-2-3 (R) READY mode.
  23.                  The TRANSACTIONS menu processes new data.
  24.                  The JOURNAL menu allows balancing and printouts.
  25.                  The EXTRACT menu displays entries by account number.
  26.                  The REGISTER item provides information on registration.
  27.                  The HELP command shows these help screens.
  28.                  The QUIT command from the main menu saves and exits.
  29.  
  30.  
  31.     1-2-3        Almost all accounting functions can be accessed from the
  32.                  menu items.  When other spreadsheet functions are needed,
  33.                  select the 1-2-3 item.  The accounting menu will be turned
  34.                  off and you may use standard 1-2-3 (R) commands to access
  35.                  the information in the spreadsheet.
  36.  
  37.                  When you have finished and wish to return to the main
  38.                  accounting menu, press the ALT A key.
  39.  
  40.                  This is the first item on each menu.  When any menu is
  41.                  displayed, just press the ENTER key to access the
  42.                  1-2-3 READY mode.  Press the ALT A key to continue.
  43.    
  44.  
  45.     TRANSACTIONS When the TRANSACTIONS item is selected from the main menu,
  46.                  the following menu is displayed:
  47.  
  48.                  1-2-3 Deposit Payment Salary Reconcile Bottom Help Quit
  49.  
  50.                  1-2-3 enters 1-2-3 (R) READY mode.
  51.                  DEPOSIT inputs information on income received.
  52.                  PAYMENT inputs information on checks which are written.
  53.                  SALARY inputs information on a salary paid.
  54.                  RECONCILE allows reconciliation with a bank statement.
  55.                  BOTTOM positions the spreadsheet at the final entry.
  56.                  HELP shows these help screens.
  57.                  QUIT returns to the main menu.
  58.  
  59.  
  60.     TRANSACTIONS Select the DEPOSIT item to enter information on a bank
  61.     DEPOSIT      deposit.  Be sure to enter the date, account number,
  62.                  and amount.
  63.  
  64.                  Keep a list of income (deposit) account numbers handy.
  65.                  To make a list, select a JOURNAL printout item.
  66.                  Words may be used in place of account numbers.
  67.  
  68.                  If the deposit amount is left blank, the data will
  69.                  be ignored.  The spreadsheet will be positioned under
  70.                  the current bank balance.
  71.  
  72.  
  73.     TRANSACTIONS Select the PAYMENT item to provide information on the
  74.     PAYMENT      payment of an expense.  Be sure that the date, account
  75.                  number and amount are entered.
  76.  
  77.                  Keep a list of expense (payment) account numbers handy.
  78.                  To make a list, select a JOURNAL printout item.
  79.                  Words may be used in place of account numbers.
  80.  
  81.                  If the expense amount is left blank, the data will
  82.                  be ignored.  The spreadsheet will be positioned under
  83.                  the current bank balance.
  84.  
  85.  
  86.     TRANSACTIONS Select the SALARY item from the TRANSACTIONS menu when
  87.     SALARY       you pay a salary.  Tax and FICA are not computed, but
  88.                  may be entered on the input screen.
  89.  
  90.                  If the gross salary is left blank, the data will be
  91.                  ignored.  The spreadsheet will be positioned under the
  92.                  current bank balance.
  93.  
  94.                  If the gross salary does not equal the net salary plus
  95.                  the deductions, the entries must be modified.
  96.  
  97.                  Information may be extracted by Employee ID.  Use numbers
  98.                  different from account numbers.
  99.  
  100.  
  101.     TRANSACTIONS The RECONCILE item allows the spreadsheet entries
  102.     RECONCILE    to be reconciled with the bank statement.  Invoke
  103.                  this each time you get a new bank statement, after
  104.                  all the month's information is entered.
  105.  
  106.                  After an initial setup, the spreadsheet will be
  107.                  positioned on an empty entry in the MONTH column.
  108.                  An entry from 1 to 12 indicates which month the item
  109.                  was processed by the bank.  Either leave the cell empty
  110.                  or type in a number from 1 to 12, followed by the
  111.                  ENTER key.
  112.  
  113.                  Pressing ENTER until reaching the end of the spreadsheet
  114.                  is the only way to complete reconciliation.
  115.  
  116.    
  117.     HELP         From the main menu, select the HELP item to get help
  118.                  on the commands.  This screen is the help screen on HELP.
  119.  
  120.                  Use the PAGE UP and PAGE DOWN keys to go between the
  121.                  help screens.  Press the ENTER key to return to the
  122.                  menu from which you requested help.
  123.  
  124.                  From 1-2-3 READY mode, press the ALT A key to return
  125.                  to the main accounting menu.
  126.  
  127.  
  128.     JOURNAL      When the JOURNAL item is selected from the main menu,
  129.                  the following JOURNAL menu is displayed:
  130.  
  131.                  1-2-3  Balance  Modify  Clear  Normal  Sideways  Help  Quit
  132.  
  133.                  1-2-3 enters 1-2-3 (R) READY mode.
  134.                  BALANCE will balance all accounts, verifying entries.
  135.                  MODIFY adds new account numbers or changes sort criteria.
  136.                  CLEAR erases all deposit and payment information. (BEWARE !)
  137.                  NORMAL performs a journal listing on a printer.
  138.                  SIDEWAYS performs a SIDEWAYS(R) journal listing.
  139.                  HELP shows these help screens.
  140.                  QUIT returns to the main menu.
  141.  
  142.  
  143.     JOURNAL      After entering the information for each month, the BALANCE
  144.     BALANCE      item should be selected.  All account information in the
  145.                  journal will be transferred to income and expense ledgers.
  146.  
  147.                  Total deposits will be compared against income accounts.
  148.                  Total payments will be compared against expense accounts.
  149.  
  150.                  Improper account numbers must be corrected.
  151.                  Change any of the account names and/or numbers to
  152.                  correspond to your chart of accounts.  Add new account
  153.                  numbers with the JOURNAL MODIFY command.
  154.  
  155.  
  156.     JOURNAL      When the MODIFY item is selected from the JOURNAL menu,
  157.     MODIFY       the following JOURNAL MODIFY menu is displayed:
  158.  
  159.                  1-2-3  Expense  Income  Sort  Help  Quit
  160.  
  161.                  1-2-3 enters 1-2-3 (R) READY mode.
  162.                  EXPENSE adds a new expense account number and name.
  163.                  INCOME adds a new income account number and name.
  164.                  SORT toggles between showing accounts by number or name.
  165.                  HELP shows these help screens.
  166.                  QUIT returns to the main menu.
  167.  
  168.  
  169.     JOURNAL      Selection of the EXPENSE item from the JOURNAL MODIFY menu
  170.     MODIFY       allows you to add a new expense account number and name
  171.     EXPENSE      to the list of expense account numbers.  After adding the
  172.                  new number and name, the list is sorted.
  173.  
  174.                  If no account number is given, the command is ignored.
  175.                  The spreadsheet will be positioned to show expense
  176.                  ledger entries.
  177.  
  178.                  Use account numbers if your accountant prefers them.  It
  179.                  is easier to remember single, short words to identify the
  180.                  account.  Set up your accounts with words if you prefer.
  181.  
  182.  
  183.     JOURNAL      Selection of the INCOME item from the JOURNAL MODIFY menu
  184.     MODIFY       allows you to add a new income account number and name
  185.     INCOME       to the list of income account numbers.  After adding the
  186.                  new number and name, the list is sorted.
  187.  
  188.                  If no account number is given, the command is ignored.
  189.                  The spreadsheet will be positioned to show income
  190.                  ledger entries.
  191.  
  192.                  Use account numbers if your accountant prefers them.  It
  193.                  is easier to remember single, short words to identify the
  194.                  account.  Set up your accounts with words if you prefer.
  195.  
  196.  
  197.     JOURNAL      Selection of the SORT item from the JOURNAL MODIFY menu
  198.     MODIFY       changes the way in which the deposit and expense account
  199.     SORT         entries are sorted.  If they are currently sorted by
  200.                  account number, they will be resorted alphabetically by
  201.                  name.  If now sorted by name, they will be resorted by
  202.                  number.
  203.  
  204.                  This command has no impact on the information in
  205.                  the ledger, only on how it is displayed.
  206.  
  207.  
  208.     JOURNAL      Selection of JOURNAL CLEAR will erase all spreadsheet data.
  209.     CLEAR
  210.                  All data will be lost by using this command.
  211.  
  212.                  The initial date and account balance must be set.
  213.                  A new file name for the spreadsheet will be requested.
  214.                  A new business name for the title will be requested.
  215.  
  216.                  Use this command to start a new year or checking account.
  217.  
  218.  
  219.     JOURNAL      To make a printout of the spreadsheet, select the JOURNAL
  220.     NORMAL       item from the main menu.  If SIDEWAYS(R) is loaded, you
  221.                  may use the SIDEWAYS print item from the JOURNAL menu.
  222.                  Otherwise, select the NORMAL item for a normal printout
  223.                  using the using 1-2-3 (R) print defaults.
  224.  
  225.                  For JOURNAL NORMAL printouts only, a header will be
  226.                  automatically generated with business name and date.
  227.  
  228.                  Before using this template, be sure that 1-2-3 is set
  229.                  up properly for your printer.
  230.  
  231.  
  232.     JOURNAL      To make a printout of the spreadsheet, select the JOURNAL
  233.     SIDEWAYS     item from the main menu.  If SIDEWAYS(R) is loaded, you
  234.                  may use the SIDEWAYS print item from the JOURNAL menu.
  235.                  Otherwise, select the NORMAL item for a normal printout
  236.                  using the using 1-2-3 (R) print defaults.
  237.  
  238.                  This product does not come with SIDEWAYS(R) which must
  239.                  be purchased separately if desired.  SIDEWAYS(R) is
  240.                  a registered trademark of Funk Software, Inc.
  241.  
  242.                  The SIDEWAYS(R) add-in must be attached as ALT-F7 or app1
  243.                  before invoking SIDEWAYS options or else the template may
  244.                  be corrupted.  Be sure to configure SIDEWAYS(R).
  245.  
  246.  
  247.     EXTRACT      Selection of the EXTRACT option from the main menu
  248.                  results in the display of the following menu:
  249.  
  250.                  1-2-3  Input  Normal  Sideways  Up  Down  Help  Quit
  251.  
  252.                  1-2-3 enters 1-2-3 (R) READY mode.
  253.                  INPUT allows you to select one account number to view.
  254.                  NORMAL generates a normal printout for that account number.
  255.                  SIDEWAYS produces a sideways printout.
  256.                  UP shows the previous screen up when there is one.
  257.                  DOWN shows the next screen down.
  258.                  HELP shows these help screens.
  259.                  QUIT returns to the main menu.
  260.  
  261.  
  262.     EXTRACT      The EXTRACT INPUT command allows a set of journal entries
  263.     INPUT        with the same account number to be viewed.  The account
  264.                  number will first be requested.  The previous display will
  265.                  be erased before the new display is shown.
  266.  
  267.                  If an employee ID number is given instead of an expense or
  268.                  deposit account number, the information on salary for that
  269.                  employee will be extracted.
  270.  
  271.                  An optional starting date and/or ending date may be given.
  272.                  If a starting date is given, no entry before the starting
  273.                  date will be extracted.  If an ending date is given, no
  274.                  entry after the ending date will be extracted.  The default
  275.                  is to extract entries without regard to the date.
  276.  
  277.  
  278.     EXTRACT      After the EXTRACT INPUT command has been given to extract
  279.     NORMAL       the information on one account number, that information may
  280.                  be printed out on the printer.  Use the EXTRACT NORMAL
  281.                  command to get a normal printout.  Use the EXTRACT SIDEWAYS
  282.                  command to get a sideways printout
  283.  
  284.                  For EXTRACT NORMAL printouts only, a header will be
  285.                  automatically generated with business name and date.
  286.  
  287.                  Before using this template, be sure that 1-2-3 is set
  288.                  up properly for your printer.
  289.  
  290.  
  291.     EXTRACT      After the EXTRACT INPUT command has been given to extract
  292.     SIDEWAYS     the information on one account number, that information may
  293.                  be printed out on the printer.  Use the EXTRACT NORMAL
  294.                  command to get a normal printout.  Use the EXTRACT SIDEWAYS
  295.                  command to get a sideways printout
  296.  
  297.                  This product does not come with SIDEWAYS(R) which must
  298.                  be purchased separately if desired.  SIDEWAYS(R) is
  299.                  a registered trademark of Funk Software, Inc.
  300.  
  301.                  The SIDEWAYS(R) add-in must be attached as ALT-F7 or app1
  302.                  before invoking SIDEWAYS options or else the template may
  303.                  be corrupted.  Be sure to configure SIDEWAYS(R) for your
  304.                  printer.
  305.  
  306.   
  307.     EXTRACT      Extracted account information can sometimes fill more than
  308.     UP           one screen.  When this happens, use the EXTRACT UP command
  309.                  and the EXTRACT DOWN command to view different parts of the
  310.                  extracted information without entering 1-2-3 (R) READY
  311.                  mode.
  312.  
  313.                  Use this command only when extracted information is
  314.                  visible on the screen.
  315.  
  316.  
  317.     EXTRACT      Extracted account information can sometimes fill more than
  318.     DOWN         one screen.  When this happens, use the EXTRACT DOWN
  319.                  command and the EXTRACT UP command to view different parts
  320.                  of the extracted information without entering 1-2-3 (R)
  321.                  READY mode.
  322.  
  323.                  Use this command only when extracted information is
  324.                  visible on the screen.
  325.